Zarządzanie czasem

Zarządzanie czasem w firmie to hasło-wytrych. Można dzięki niemu łatwo odkryć, gdzie kryją się najsłabsze punkty organizacji. Warto podjąć ten wysiłek, gdyż w firmach ok. 30% pracowników utraciło sens pracy i nie ma żadnej motywacji. Czasem uczestnicy na szkoleniach zadają pytanie: „Jacek, a czy ty umiesz dobrze zarządzać czasem?” Mówię wtedy: "Tak. Jestem bardzo dobry w zarządzaniu czasem. Ale co mi z tego, kiedy ludzie wokół mnie mają z tym problem?"

W pracy, tak jak i w życiu, możemy być świetni w organizowaniu sobie rozkładu dnia. I wszystko działa wspaniale, dopóki nie zaczynamy zbyt mocno zależeć od otaczającego nas środowiska - ludzi i procedur. Każdy może pracować ciężko, osiągać doskonałość w planowaniu, ale wszystko może popsuć wpływ otoczenia. W firmach nie działamy w pojedynkę, lecz skazani jesteśmy na współpracę z innymi. Dlatego prawidła skutecznego zarządzania czasem w odniesieniu do jednostek nie mają większego zastosowania w odniesieniu do organizacji - niestety.

Świetni w pojedynkę, przegrywamy z otoczeniem

Często odczuwam zażenowanie, kiedy mam mówić o zarządzaniu czasem dla grupy składającej się w większości z kobiet, które obok pracy zawodowej zajmują się domem i rodziną. W życiu prywatnym są one świetnie zorganizowane – muszą doskonale zarządzać czasem. Dlaczego więc znalazły się na szkoleniu z tematu, w którym same są ekspertami? Odpowiedź jest paradoksalna: ponieważ nie radzą sobie w pracy, a konkretniej – przegrywają z otoczeniem organizacyjnym, które wywiera na nie silny wpływ. Zmusza do wykonania zadań nie dostosowując ich do godzin pracy, lecz do swojej dynamiki. To że sobie nie radzą, nie jest ich winą, lecz pracodawcy.

Pierwszym ważnym spostrzeżeniem na temat zarządzania czasem w firmie jest to, że nawet jeśli jesteśmy w tym dobrzy, nasza efektywność przestaje zależeć tylko od nas, za to jest wynikiem interakcji z otoczeniem. Poza mną samym, otoczenie ma największy wpływ na to, jak zarządzam czasem i co dzieje się z czasem w organizacji. Można więc być mistrzem, a mimo to, wpływ otoczenia może spowodować kompletną niemoc, chaos i brak efektywności. Znam pewien przypadek firmy, gdzie sekretarką była samotna matka dwóch córek – osoba znakomicie zorganizowana. Nasz szef miał zwyczaj na pięć minut przed końcem pracy przychodzić do niej z naręczem wydrukowanych prezentacji i prośbą o naniesienie wszystkich poprawek w komputerze. Co robił przez cały dzień pracy? Niezależnie z resztą co robił, koleżanka nie mogła wyjść o czasie.

Komunikacja, współpraca i zarządzanie

Czym jest to otoczenie, które przeszkadza nam w pracy? Dzielimy je na trzy aspekty: komunikację, współpracę i zarządzanie. Są to czynniki wzajemnie na siebie oddziałujące. Zmiana jednego z nich powoduje zmianę całego układu.

Uskrzydleni kontra męczennicy: 1 do 3

Prof. Heike Bruch z uniwersytetu w St.Gallen prowadzi badania na temat determinacji i efektywności pracowników. W jednym ze swoich badań stworzyła matrycę, która składa się z dwóch osi: mobilizacji i koncentracji. Prof. Bruch wykazała, że w badanych firmach tylko ok. 10% pracowników jest jednocześnie skoncentrowanych i zmobilizowanych. Jest to grupa najbardziej pożądana przez pracodawców, łączy bowiem efektywność oraz pełne wykorzystanie energii. Ludzie ci osiągają efekty przy najmniejszym koszcie własnym, osiągają tzw. stan flow. Pewnie każdy kiedyś tego doświadczył – pełnego energii i motywacji zaangażowania w pracę. Niestety, w stanie takim pozostaje tylko co dziesiąty pracownik.
40% pracowników to ludzie zmobilizowani do pracy, ale niedostatecznie skoncentrowani. Ich energia marnuje się i rozprasza w działaniach źle ukierunkowanych. 20% to osoby właściwie wykonujące zadania, ale pozbawione energii i woli, by pilnować spraw i je kończyć. Pozostałe 30% to osoby pozbawione sił i sensu pracy, permanentnie wyczerpane. To męczennicy, którzy patrzą z utęsknieniem na zegarek, kiedy wskaże godzinę końca pracy.
To bolesne, że aż 30% pracownikom otoczenie nie pozwala lub nie pozwoliło wykorzystać naturalnych pokładów spontanicznej energii, która chce być wykorzystana! Ludzi ci czują się wypaleni zawodowo; wydaje się, że cierpią na wszystkie choroby zawodowe świata. Wśród nich notowana jest najwyższa rotacja. To, że właśnie ci ludzie są zwalniani z pracy, nie dziwi. Nikt nie chce płacić za pracę "dekownikom", którzy faktycznie nie pracują. Ale w tym miejscu trzeba sobie zadać pytanie – co się dzieje w firmach, że aż 30% załogi osiąga taki stan? Bazując na poprzednich wywodach można określić, że to wynik fatalnego stanu współpracy, komunikacji i zarządzania, który pozbawia ludzi naturalnej ikry i możliwości sensownej pracy.

Dobry punkt wyjścia do zmieniania firmy

W mojej praktyce trenerskiej jeszcze nie spotkałem kogoś, kto by się skarżył na nadmiar sensownej pracy. Wszyscy mówią o nadmiarze bezsensownych obowiązków, które trzeba wykonać „na wczoraj” oraz na brak możliwości zajęcia się czymś, co w końcu przyniesie jakieś pozytywne rezultaty. Dlatego tradycyjne szkolenie z zarządzania czasem może być świetnym punktem wyjścia do analizy potrzeb szkoleniowych firmy oraz do wypracowania korzystnej zmiany organizacyjnej. Przy okazji takiego szkolenia trener poznaje otoczenie uczestników – inne aspekty pracy, rzeczy, które ich zdaniem są niemożliwe do zmiany. Dzięki tej wiedzy można pójść dalej i zacząć zmieniać firmę od środka – na lepsze.

Na szczęście coraz rzadziej zdarza mi się prowadzić szkolenia z zarządzania czasem, które mają charakter kary dla pracowników. Szef uważa, że pracownik nie umie zarządzać czasem, więc wysyła go na szkolenie. Jeśli efektywność po szkoleniu nie wzrośnie, pracownik znajdzie się w poważnych tarapatach. Pracodawcy coraz częściej zdają sobie sprawę, że samo szkolenie na poziomie jednostek nie rozwiąże głębszych problemów organizacyjnych. W interesie każdej firmy i przełożonego jest rozpoznanie szczególnego talentu i wartości dodanej, jaką pracownik może wnieść do organizacji. W tym kontekście fakt utraty aż 30% potencjału oznacza, że przed menedżerami wciąż jeszcze wielka praca.