Zarządzanie czasem własnym

Czas jako kapitał w dzisiejszych "czasach"

Czas jest niezmienny. Doba ma 24 godziny, a tydzień 7 dni, które mijają nieodwołalnie ze stałą szybkością. Czasu nie sposób magazynować, rozmnożyć, ani też przekazywać. Każdy z nas dysponuje taką samą ilością tego "dobra".

Czas jest najbardziej wartościowym kapitałem:

• nie jest na sprzedaż
• nie daje się ani zaoszczędzić
• nie daje się zmagazynować
• nie daje się rozmnożyć
• ucieka stale i nieodwołalnie
• CZAS TO TWOJE ŻYCIE !

Czasem (bez ostrzeżenia) zegar wydaje się przyspieszać, przez co liczba godzin, które faktycznie mamy do dyspozycji – znacznie się zmniejsza. Gdy zbliża się ostateczny termin oddania pracy, minuty mijają szybciej niż podczas nudnego zebrania. Kiedy oglądamy ciekawy program telewizyjny czy spotykamy się z przyjaciółmi – odnosimy wrażenie, że w tym czasie wydarzyło się wiele. Czemu czujemy się źle, gdy czas ucieka jak szalony ?

Życie szybsze - czasu mniej :(

• życie dzisiejszego społeczeństwa toczy się na coraz wyższych obrotach
• w pracy stawiamy czoło coraz większej ilości telefonów, e-maili, ludzi pukających do naszych drzwi...
• prasa, radio, telewizja, gazety, internet - połykają nas w całości
• wszędzie dookoła nas słychać głosy: zaangażuj się w więcej spraw, kliknij tutaj!, zapisz się tam!
• jednakże w jednym tygodniu, dniu czy godzinie nie zdołamy znaleźć miejsca na wszystko ...!

Pamiętajmy: Więcej nie znaczy lepiej!

• nie możemy koncentrować się na zbyt wielu rzeczach naraz
• w każdej godzinie na świecie pojawia się więcej informacji niż bylibyśmy w stanie przyswoić do końca swojego życia !

Co należy zatem robić aby efektywnie wykorzystać swój czas?

• dokonywać WYBORÓW w zależności od przyjętych życiowych PRIORYTETÓW I CELÓW
• jak...?

Istota zarządzania czasem

Zarządzanie czasem można uznać za proces ustalania celów w ramach przyjętych priorytetów, zapisanie ich w planach działania (wieloletnich, rocznych, miesięcznych, tygodniowych) oraz podejmowanie decyzji w aspekcie ich ważności i pilności (zasada Pareto, macierz Eisenhowera, zasada ABC).

1. Rozpoznanie osobistych priorytetów podstawą zarządzania czasem

Rozpoznanie naszych życiowych priorytetów, postawienie celów oraz terminów ich osiągnięcia to sedno w planowaniu i zarządzaniu czasem. Kiedy zdefiniujemy, co jest ważne w naszym życiu, czy pracy - łatwiej będzie nam zmierzyć się z wyzwaniami i oczekiwaniami, które napotykamy każdego dnia, bez obawy, że "zmarnujemy swój czas".
Przykładowo niektórzy ludzie mówią, że regularne spotkania z przyjaciółmi są dla nich ważne, a jednak odwiedzają ich raz na pół roku. Inni utrzymują, że cenią sobie zdrowie i sprawność fizyczną, lecz bardzo rzadko znajdują czas na ćwiczenia. Ustalenie, co jest ważne w życiu i przestrzeganie tych ustaleń w dążeniu do zdefiniowanych priorytetów stanowi podstawę gospodarowania czasem.
Życiowe priorytety odnoszą się do jednostki, jednakże dają się przyporządkować do kilku podstawowych kategorii (tabela 1).

Tabela 1: Główne kategorie aktywności życiowej (przykład)

2. Wyznaczanie celów długo i krótkoterminowych

Ważnym elementem zarządzania czasem jest wyznaczenie celów, np. zawodowych i osobistych. Jeśli wiesz czego chcesz, do czego dążysz, będziesz w stanie ustalić właściwe priorytety i wykorzystywać swoje umiejętności. Cele można definiować w różnych perspektywach czasowych: na najbliższy dzień, tydzień, miesiąc, rok, 10 lat...
Wyniki badań (Damond Burton, 1983, Pearson, Tweddle, 1984) wykazały, że ludzie, którzy efektywnie używają technik stawiania celów:

• mniej cierpią z powodu stresu i niepokojów
• lepiej się koncentrują
• przejawiają więcej zaufania do siebie
• efektywniej działają
• potrafią kontrolować postępy podczas wykonywania zadań

W ramach wybranych kategorii priorytetów powinniśmy ustalić jeden cel ogólny i kilka celów szczegółowych. Na przykład jeśli priorytetem jest zdrowie, a celem ogólnym: wzmocnienie energii życiowej, można postawić całą gamę konkretnych celów szczegółowych w postaci: "zapiszę się na basen i będę biegał raz w tygodniu", "zrezygnuję z białego pieczywa do śniadania", "będę spał co najmniej 8 godzin w weekendy", itp.
Dla kontrastu jeżeli jednym z priorytetów będzie kariera, można umieścić na liście konkretny cel ogólny: osiągnąć zarobki w wysokości 7 tys. do końca …roku”, a celami szczegółowymi mogą być: zdanie egzaminu państwowego z j. angielskiego w I kwartale ….roku. czy ukończenie studiów podyplomowych w II kwartale ... roku.

Cechy dobrze sformułowanego celu określa zasada SMARTER:

3. Planowanie czyli ujęcie w ramy czasowe naszych celów

Planowanie czasu jest ukierunkowane na osiągnięcie założonych strategicznych celów długoterminowych, które stopniowo zostały podzielone na przejrzyste, operatywne cele cząstkowe.

Okresy planowania w życiu zawodowym:

• cele długoterminowe (3 do 5 lat albo więcej) - plany wieloletnie
• cele średnioterminowe (1 do 3 lat) - plany roczne
• cele krótkoterminowe (3 miesiące do 1 roku) - plany kwartalne
• cele bieżące (1 tydzień do 3 miesięcy) - plany miesięczne i plany tygodniowe

4. Zasada Pareto 80÷20 jako narzędzie zarządzania czasem

150 lat temu włoski ekonomista i socjolog Vilfredo Pareto odkrył, że bardzo niewielka liczba zdarzeń (20%) decyduje o 80% efektów, podczas gdy cała reszta zdarzeń (80%) odpowiada za pozostałe 20% efektów. Poparł to twierdzeniami:

• 20% sprzedaży produktów firmy generuje 80% zysków
• 20% klientów przynosi nam 80% wartości sprzedaży
• 20% powierzchni dywanu przypada na 80% zużycia
• 20% agentów sprzedaje 80% polis
• 20% powierzchni handlowej przynosi 80% zysku

Świadomość tej zasady może być bardzo cenna. W praktyce sprowadza się to do wniosku, że już 20% strategicznie właściwie zainwestowanego czasu i energii daje aż 80% efektów. Pytanie: co stanowi 20 % Twoich działań, które przynoszą największy efekt i przełożenie na osiągane cele.
Pamiętaj żaden człowiek nie jest w stanie zrobić wszystkiego. Dlatego właśnie dobrze jest wybierać te rzeczy i te czynności które przynoszą najwięcej efektów.

5. Zarządzanie czasem - łatwe czy trudne ?

Jednym z najważniejszych kroków na drodze prowadzącej do efektywnego korzystania z czasu jest przyjęcie podstawowej zasady sformułowanej przez Roberta Fritza "Chwila obecna jest najważniejszym momentem twojego życia". Według Fritza w każdej chwili naszego życia powinniśmy zdawać sobie sprawę, że możemy działać wyłącznie w teraźniejszości. To w teraźniejszości jemy posiłek, biegamy po lesie czy pracujemy nad ważnym projektem. Korzystając z reguły Fritza można odkryć, że w każdej chwili mamy okazję do systematycznego zwiększania osobistej wydajności.
Jak możemy najefektywniej i najlepiej wykorzystać czas w tej najważniejszej z chwil? Często odpowiedzi mogą być diametralnie różne. I tak czasem najefektywniej i najlepiej wykorzystać swój czas idąc na spacer - ta metoda sprawdza się jeśli musimy zmierzyć się z trudnym zadaniem i brakuje nam jasności myśli.
Innym razem najlepiej wykorzystamy nasz czas, jeśli maksymalnie skupimy się na danym zadaniu, wyłączając komórkę i zamykając drzwi od pokoju na klucz, separując się od świata zewnętrznego do czasu ukończenia danego zadania.
Każdy dzień przynosi wybór: można poddawać się stresowi, albo dążyć do harmonii wewnętrznej. Życie to cenny dar, którym należy się delektować, a nie seria niekończących się obowiązków, które musimy wypełnić, narzekając przy tym ciągle, że jesteśmy "szalenie zajęci".

Pamiętajmy czas to nasze życie, a nasza lista zadań do wykonania jest nieśmiertelna i będzie żyła jeszcze długo po naszej śmierci.

W. Engstrom

Czas jest najbardziej nieubłaganym i najmniej elastycznym czynnikiem naszej egzystencji

Alan Lakein

Komu czas wymyka się z rąk, wymyka mu się z rąk całe życie

Peter Drucker

Czas to najskromniejszy kapitał, jeśli ktoś nim nie potrafi zarządzać, nie będzie niczym innym dobrze zarządzać

PODSUMOWANIE

Zostaw sobie rano CZAS:

• ...na spokojne wstawanie z łóżka
• ...na śniadanie z rodziną w miłym nastroju
• ...na dobrodziejstwo higieny osobistej i pielęgnacji ciała
• ...na luksus jazdy rano do pracy bez pośpiechu

Zarezerwuj sobie godzinę spokoju:

• Wielu menedżerów załatwia właściwą robotę dopiero po godzinach oficjalnego urzędowania. W ciągu dnia nie mają na to czasu.
• Planuj swoje godziny spokoju w okresie względnie małego ruchu, załatwiaj wtedy swoje najważniejsze zadania.
• Zbyt długa praca nie opłaca się, ponieważ zmniejsza się zarówno koncentracja, jak i wydajność, co sprzyja popełnianiu błędów. Nie należy traktować przerw jak stratę czasu lecz jako możliwość odpoczynku i zregenerowania utraconej energii. Powinno się uwzględniać w swym planie dnia regularne, ale krótkie przerwy.
• Aby przerwa rzeczywiście przyniosła oczekiwany odpoczynek, powinna nastąpić jeszcze w okresie dosyć wysokiej wydajności, zanim zdolność koncentracji spadnie do zera.
• Badania medyczne wykazały, że wypoczynek ma największą wartość po każdej godzinie pracy. Przerwa powinna trwać najwyżej do 10 minut, ponieważ optymalny efekt następuje w tym czasie, potem ma on tylko tendencję spadającą.
• Zgodnie ze statystycznym przebiegiem krzywej REFA - należy wykonywać najważniejsze zadania przed południem. Korzystnie jest załatwić je, zanim inne osoby osiągną stan najwyższej aktywności. Można dzięki temu uniknąć wielu zakłóceń i racjonalnie pracować.