Usprawnienie opisu usług świadczonych w Urzędzie dostępnych w BIP oraz w BOI
Administracja samorządowa » Urząd Miejski w Gliwicach
Cele zadania:
Podwyższenie jakości świadczonych usług poprzez optymalizacje procesu dostarczania klientom Urzędu Miejskiego w Gliwicach, rzetelnych, zgodnych z aktualnym stanem prawnym, kompletnych, aktualnych, a przede wszystkim pomocnych i przejrzystych opisów usług i formularzy dostępnych na stronie internetowej urzędu.
Harmonogram realizacji zadania:
- III-IV kwartał 2010
Zakres merytoryczny:
Usprawnienie opisu usług świadczonych w Urzędzie dostępnych w BIP oraz w BOI |
Forma działania | Liczba pracowników zaangażowanych w realizację zadania | Liczba dni |
|---|---|---|---|
| Weryfikacja dotychczasowego trybu opracowywania, zatwierdzania i zamieszczania w BIP i BOI opisu usług i formularzy | Audyt procedur nadzoru nad dokumentacją i zapisami oraz innych dokumentów związanych z opracowaniem, obiegiem i dystrybucją opisów usług i formularzy. Raport z przeprowadzonej weryfikacji. Konsultacje z kierownictwem i pracownikami Biura Obsługi Klienta ukierunkowane na identyfikację słabych stron procesu | 8 pracowników + konsultant zewnętrzny | 25 |
| Identyfikacja słabych mocnych stron dotychczasowego trybu, Opracowanie założeń nowych zasad obiegu informacji związanych z opisami usług oraz formularzami | Warsztat w siedzibie UM identyfikującym mocne i słabe strony opisów i formularzy, szkolenie dla pracowników urzędu z zasad opracowywania formularzy | 10 pracowników + konsultant zewnętrzny | 15 |
| Opracowanie wzorcowego opisu usługi i wzoru formularza | 3 warsztaty szkoleniowe dla pracowników zaangażowanych w przygotowanie opisów usług i formularzy (przedstawicieli poszczególnych wydziałów) | 10 pracowników + konsultant zewnętrzny | 15 |
| Weryfikacja zasad i ich konsultacja z kierownikami komórek organizacyjnych | Konsultacje z kierownikami komórek organizacyjnych i przedłożony do zatwierdzenia ostateczny projekt systemu | 25 pracowników + konsultant zewnętrzny | 20 |
| Weryfikacja spełnienia zakładanego celu, Opracowanie ankiet, badania ankietowe wśród klientów urzęd | Badania ankietowe i raport podsumowujący realizację projektu | 2 pracowników + konsultant zewnętrzny | 25 |